Modèle de politique de gouvernance et lignes directrices opérationnelles de Magazines Canada

Approuvé par le Conseil d’administration le 24 septembre 2012

À propos de Magazines Canada

Magazines Canada est l’association professionnelle nationale qui représente les principaux magazines d’intérêt général, culturels, spécialisés, professionnels et d’affaires, de propriété et de contenu canadiens. Les magazines membres sont des publications de langues française et anglaise qui couvrent une grande diversité de sujets, y compris les affaires, les intérêts professionnels, l’actualité, la politique, les sports, les arts et la culture, les loisirs, les modes de vie, les intérêts féminins et la jeunesse et sont offerts sur une multitude de plates-formes. L’association centre son action sur les affaires gouvernementales, les services destinés au milieu publicitaire, le marketing de la diffusion, le développement de la formation professionnelle ainsi que la reconnaissance de l’excellence auprès des intervenants de l’industrie du magazine au Canada.

Mission

Magazines Canada est un organisme sans but lucratif qui défend les intérêts dictés par ses membres, tout en s’appuyant sur des valeurs culturelles et économiques jugées indissociables et essentielles à la vitalité de l’industrie canadienne des magazines.

Magazines Canada favorise la création d’un milieu réceptif aux nouveaux magazines, propice à la croissance des magazines bien établis, dans une volonté de perfectionnement des aptitudes et de promotion de l’excellence. Son objectif moteur est de promouvoir la valeur du secteur pour créer et disséminer un contenu canadien original sur de multiples plates-formes.

Principes directeurs

L’association s’inspire de la volonté de ses membres et puise ses forces autant dans la diversité que dans la cohésion de l’effectif qui l’appuie.

Chaque membre est important et ce sont les besoins de l’ensemble des membres qui déterminent les activités de l’association. Elle juge de son succès à la satisfaction de son effectif.

L’association entend bien jouer un rôle de leader dans l’identification des politiques publiques qui touchent ses membres et dans le choix des mesures à prendre. Elle préserve la mémoire collective de l’industrie.

La notoriété acquise et les liens établis sont pour l’association une source de fierté. Elle travaille à rassembler les professionnels de l’industrie des magazines canadiens et à leur donner une voix auprès des instances gouvernementales qui influencent le contexte dans lequel ils fonctionnent.

Magazines Canada s’attache constamment à maintenir son rôle de point focal au sein de l’industrie et de principal défenseur de l’industrie du magazine canadien.

Le plan d’action de son conseil d’administration, de ses comités, de ses groupes consultatifs et de son personnel est fondé sur le plan stratégique de l’association, adopté en janvier 2014. Le cadre de planification requiert que l’organisme mette l’accent sur une démarche ciblée fasse preuve de souplesse. Magazines Canada entreprend l’avenir tout en demeurant à l’écoute de l’écosystème en évolution constante de l’industrie et des attentes qui découlent de cet environnement. L’étendue des activités de l’association sera alignée sur les aspirations des membres en matière de services et d’innovation, dans un cadre de ressources encore plus limitées. Les administrateurs reconnaissent que cela ne représente pas une tâche facile, mais ils ont confiance dans le leadership du personnel et s’engagent pleinement à garantir que l’association atteigne ses buts et ses objectifs centrés sur les membres.

Les membres de Magazines Canada peuvent consulter l’ensemble du plan en détail en ouvrant une session ici.

La transparence et l’éthique, tout comme la dignité et le respect pour ses membres et son personnel, sont des valeurs de premier plan. Elle est à la poursuite de l’excellence dans tous ses engagements.

Lignes directrices opérationnelles

Magazines Canada est un organisme sans but lucratif, constituée en vertu d’une loi fédérale et régie par des statuts. Un conseil d’administration formé de bénévoles et d’un président élus agit à titre d’autorité fiduciaire au nom de la société. L’organisme emploie un directeur général qui est responsable de la direction administrative de l’activité autorisée. En plus de se conformer aux statuts et exigences de la Loi sur les corporations canadiennes, la société obéit à la politique de gouvernance suivante:

Objectifs des lignes directrices

  • Être un outil efficace qui aidera Magazines Canada à traiter diverses questions à court et à long terme au fur et à mesure qu’elles seront soulevées d’une manière à la fois efficace et responsable;
  • Permettre au directeur général et au personnel d’élaborer et de favoriser la mise en œuvre des politiques du conseil au service de l’industrie.

Responsabilités du conseil

  • Établir les politiques nécessaires à la direction des programmes, des services et de l’efficacité de l’organisme, dans le respect du plan d’affaire approuvé annuellement par le conseil.
  • Aborder la prise de décisions avec une grande ouverture d’esprit et contribuer au processus de façon à prendre les meilleures décisions pour toutes les parties concernées.
  • Préparer les réunions du conseil, y assister et y participer activement.
  • Préparer les réunions des divers comités, y assister et y participer activement.
  • Se tenir à l’affût de toute question ou sujet sur lequel le conseil devra se pencher.
  • Travailler de concert avec tous les autres membres du conseil.
  • Respecter et soutenir les décisions du conseil.
  • Protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.
  • Assister le président dans le cadre de toute procédure officielle visant à recruter, embaucher, surveiller, appuyer, évaluer et, au besoin, congédier le directeur général.
  • Donner une orientation à toute initiative de planification ou d’élaboration à long terme.
  • Contrôler les finances de l’organisme et prendre part au processus budgétaire.
  • Défendre les intérêts de tous les membres représentés par l’organisme.
  • Représenter les membres et l’organisme auprès du grand public.

Rôles en matière d’élaboration de politiques

  • L’établissement de politiques (création) est un rôle qui incombe au conseil, aux comités et au personnel administratif. Les politiques sont formulées à partir de données claires et récentes transmises par les membres, les comités et le personnel qui travaille au nom du directeur général. La forte présence des bénévoles enrichit ce processus d’une connaissance approfondie de l’industrie. Le personnel, quant à lui, peut appliquer ses connaissances de la gestion des activités et des pratiques courantes de l’organisme. L’amalgame de ces expériences donne naissance aux propositions de politiques soumises au conseil.
  • La détermination des politiques (décision) est la responsabilité exclusive du conseil d’administration et n’incombe pas au personnel, aux bénévoles, ou aux comités. Seuls les conseils d’administration ont la compétence, l’autorité et la responsabilité juridique de statuer en matière de politiques. Les politiques deviennent des lignes directrices qui orientent le travail du personnel, les programmes et les activités des comités. Les politiques sont les phares qui permettent d’atteindre les buts et objectifs organisationnels. Au moment où une politique est adoptée, on détermine du même coup une procédure pour la présentation de rapports.
  • La mise en œuvre des politiques (actualisation) incombe au directeur général et au personnel. Le personnel a pour fonction d’exécuter les politiques de façon à ce que les activités de tous les jours reflètent les décisions qui ont été prises. Le directeur général pourra, à sa convenance, demander aux bénévoles de mettre en œuvre une politique. Les comités obéissent à un mandat clair donné par le conseil par le biais du bureau du directeur général. En effet, tous les membres du personnel et tous les bénévoles qui prennent des mesures sanctionnées par le conseil se rapportent au conseil par le biais du directeur général. Lorsque le personnel et les comités procèdent à la mise en œuvre et à l’interprétation des politiques approuvées par le conseil, ils peuvent compter sur l’appui du conseil.
  • L’administration des politiques (habilitation) relève exclusivement du directeur général et de son personnel. Ils ont pour responsabilité de mettre les systèmes en place afin de rendre les politiques aptes à bien fonctionner (par ex. : procédures de bureau, affectations du personnel, etc.). Les membres du conseil ne supervisent ni ne dirigent le personnel.
  • L’évaluation des politiques (révision) incombe tant au conseil qu’au personnel. On doit revoir régulièrement l’efficacité et l’impact des décisions en matière de politiques et faire les recommandations qui s’imposent afin d’en assurer la continuité ou le changement. De cette façon, tant le conseil que le personnel peuvent mesurer les effets à court et à long terme des politiques.

Comités formés par le conseil

Le conseil d’administration peut créer des comités, des groupes de travail et des sous-comités qui auront pour mandat de poursuivre l’élaboration des politiques en cours ou d’aborder diverses questions relatives aux politiques selon la procédure élaborée par la politique de gouvernance et les lignes directrices opérationnelles de Magazines Canada. Les comités fonctionnent selon le cadre juridique de Magazines Canada tel que reflété dans les statuts de la société. Les comités et groupes consultatifs sont composés de professionnels de l’industrie, de diverses disciplines, qui mettent bénévolement leur temps et leur talent au service de la création et de la mise en œuvre de divers projets profitables pour l’ensemble de l’industrie du magazine.

Tous les comités, groupes consultatifs, ainsi que les membres sont assujettis à une évaluation et à une approbation périodiques du conseil d’administration. Le président du conseil, le directeur général et leurs représentants désignés sont membres de tous les comités et groupes consultatifs. Les comités et groupes consultatifs mènent leurs activités dans le respect de la présente politique de gouvernance et des lignes directrices opérationnelles de l’association.

Le mandat, les paramètres et les critères d’adhésion de chaque comité (terme qui désigne tout groupe approuvé par le conseil) créent le cadre à l’intérieur duquel il réalisera ses responsabilités. Tous les comités, à l’exception du comité exécutif, ont un rôle consultatif et relèvent du conseil d’administration.