Modèle de politique de gouvernance et lignes directrices opérationnelles de Magazines Canada

Approuvé par le Conseil d’administration le 24 septembre 2012

À propos de Magazines Canada

Magazines Canada est l’association professionnelle nationale qui représente les principaux magazines d’intérêt général, culturels, spécialisés, professionnels et d’affaires, de propriété et de contenu canadiens. Les magazines membres sont des publications de langues française et anglaise qui couvrent une grande diversité de sujets, y compris les affaires, les intérêts professionnels, l’actualité, la politique, les sports, les arts et la culture, les loisirs, les modes de vie, les intérêts féminins et la jeunesse et sont offerts sur une multitude de plates-formes. L’association centre son action sur les affaires gouvernementales, les services destinés au milieu publicitaire, le marketing de la diffusion, le développement de la formation professionnelle ainsi que la reconnaissance de l’excellence auprès des intervenants de l’industrie du magazine au Canada.

Mission

Magazines Canada est un organisme sans but lucratif qui défend les intérêts dictés par ses membres, tout en s’appuyant sur des valeurs culturelles et économiques jugées indissociables et essentielles à la vitalité de l’industrie canadienne des magazines.

Magazines Canada favorise la création d’un milieu réceptif aux nouveaux magazines, propice à la croissance des magazines bien établis, dans une volonté de perfectionnement des aptitudes et de promotion de l’excellence. Son objectif moteur est de promouvoir la valeur du secteur pour créer et disséminer un contenu canadien original sur de multiples plates-formes.

Principes directeurs

L’association s’inspire de la volonté de ses membres et puise ses forces autant dans la diversité que dans la cohésion de l’effectif qui l’appuie.

Chaque membre est important et ce sont les besoins de l’ensemble des membres qui déterminent les activités de l’association. Elle juge de son succès à la satisfaction de son effectif.

L’association entend bien jouer un rôle de leader dans l’identification des politiques publiques qui touchent ses membres et dans le choix des mesures à prendre. Elle préserve la mémoire collective de l’industrie.

La notoriété acquise et les liens établis sont pour l’association une source de fierté. Elle travaille à rassembler les professionnels de l’industrie des magazines canadiens et à leur donner une voix auprès des instances gouvernementales qui influencent le contexte dans lequel ils fonctionnent.

Magazines Canada s’attache constamment à maintenir son rôle de point focal au sein de l’industrie et de principal défenseur de l’industrie du magazine canadien.

Le plan d’action de son conseil d’administration, de ses comités, de ses groupes consultatifs et de son personnel est fondé sur le plan stratégique de l’association, adopté en janvier 2014. Le cadre de planification requiert que l’organisme mette l’accent sur une démarche ciblée fasse preuve de souplesse. Magazines Canada entreprend l’avenir tout en demeurant à l’écoute de l’écosystème en évolution constante de l’industrie et des attentes qui découlent de cet environnement. L’étendue des activités de l’association sera alignée sur les aspirations des membres en matière de services et d’innovation, dans un cadre de ressources encore plus limitées. Les administrateurs reconnaissent que cela ne représente pas une tâche facile, mais ils ont confiance dans le leadership du personnel et s’engagent pleinement à garantir que l’association atteigne ses buts et ses objectifs centrés sur les membres.

Les membres de Magazines Canada peuvent consulter l’ensemble du plan en détail en ouvrant une session ici

La transparence et l’éthique, tout comme la dignité et le respect pour ses membres et son personnel, sont des valeurs de premier plan. Elle est à la poursuite de l’excellence dans tous ses engagements.

Lignes directrices opérationnelles

Magazines Canada est un organisme sans but lucratif, constituée en vertu d’une loi fédérale et régie par des statuts. Un conseil d’administration formé de bénévoles et d’un président élus agit à titre d’autorité fiduciaire au nom de la société. L’organisme emploie un directeur général qui est responsable de la direction administrative de l’activité autorisée. En plus de se conformer aux statuts et exigences de la Loi sur les corporations canadiennes, la société obéit à la politique de gouvernance suivante:

Objectifs des lignes directrices

  • Être un outil efficace qui aidera Magazines Canada à traiter diverses questions à court et à long terme au fur et à mesure qu’elles seront soulevées d’une manière à la fois efficace et responsable;
  • Permettre au directeur général et au personnel d’élaborer et de favoriser la mise en œuvre des politiques du conseil au service de l’industrie.

Responsabilités du conseil

  • Établir les politiques nécessaires à la direction des programmes, des services et de l’efficacité de l’organisme, dans le respect du plan d’affaire approuvé annuellement par le conseil.
  • Aborder la prise de décisions avec une grande ouverture d’esprit et contribuer au processus de façon à prendre les meilleures décisions pour toutes les parties concernées.
  • Préparer les réunions du conseil, y assister et y participer activement.
  • Préparer les réunions des divers comités, y assister et y participer activement.
  • Se tenir à l’affût de toute question ou sujet sur lequel le conseil devra se pencher.
  • Travailler de concert avec tous les autres membres du conseil.
  • Respecter et soutenir les décisions du conseil.
  • Protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.
  • Assister le président dans le cadre de toute procédure officielle visant à recruter, embaucher, surveiller, appuyer, évaluer et, au besoin, congédier le directeur général.
  • Donner une orientation à toute initiative de planification ou d’élaboration à long terme.
  • Contrôler les finances de l’organisme et prendre part au processus budgétaire.
  • Défendre les intérêts de tous les membres représentés par l’organisme.
  • Représenter les membres et l’organisme auprès du grand public.

Rôles en matière d’élaboration de politiques

  • L’établissement de politiques (création) est un rôle qui incombe au conseil, aux comités et au personnel administratif. Les politiques sont formulées à partir de données claires et récentes transmises par les membres, les comités et le personnel qui travaille au nom du directeur général. La forte présence des bénévoles enrichit ce processus d’une connaissance approfondie de l’industrie. Le personnel, quant à lui, peut appliquer ses connaissances de la gestion des activités et des pratiques courantes de l’organisme. L’amalgame de ces expériences donne naissance aux propositions de politiques soumises au conseil.
  • La détermination des politiques (décision) est la responsabilité exclusive du conseil d’administration et n’incombe pas au personnel, aux bénévoles, ou aux comités. Seuls les conseils d’administration ont la compétence, l’autorité et la responsabilité juridique de statuer en matière de politiques. Les politiques deviennent des lignes directrices qui orientent le travail du personnel, les programmes et les activités des comités. Les politiques sont les phares qui permettent d’atteindre les buts et objectifs organisationnels. Au moment où une politique est adoptée, on détermine du même coup une procédure pour la présentation de rapports.
  • La mise en œuvre des politiques (actualisation) incombe au directeur général et au personnel. Le personnel a pour fonction d’exécuter les politiques de façon à ce que les activités de tous les jours reflètent les décisions qui ont été prises. Le directeur général pourra, à sa convenance, demander aux bénévoles de mettre en œuvre une politique. Les comités obéissent à un mandat clair donné par le conseil par le biais du bureau du directeur général. En effet, tous les membres du personnel et tous les bénévoles qui prennent des mesures sanctionnées par le conseil se rapportent au conseil par le biais du directeur général. Lorsque le personnel et les comités procèdent à la mise en œuvre et à l’interprétation des politiques approuvées par le conseil, ils peuvent compter sur l’appui du conseil.
  • L’administration des politiques (habilitation) relève exclusivement du directeur général et de son personnel. Ils ont pour responsabilité de mettre les systèmes en place afin de rendre les politiques aptes à bien fonctionner (par ex. : procédures de bureau, affectations du personnel, etc.). Les membres du conseil ne supervisent ni ne dirigent le personnel.
  • L’évaluation des politiques (révision) incombe tant au conseil qu’au personnel. On doit revoir régulièrement l’efficacité et l’impact des décisions en matière de politiques et faire les recommandations qui s’imposent afin d’en assurer la continuité ou le changement. De cette façon, tant le conseil que le personnel peuvent mesurer les effets à court et à long terme des politiques.

Comités formés par le conseil

Le conseil d’administration peut créer des comités, des groupes de travail et des sous-comités qui auront pour mandat de poursuivre l’élaboration des politiques en cours ou d’aborder diverses questions relatives aux politiques selon la procédure élaborée par la politique de gouvernance et les lignes directrices opérationnelles de Magazines Canada. Les comités fonctionnent selon le cadre juridique de Magazines Canada tel que reflété dans les statuts de la société. Les comités et groupes consultatifs sont composés de professionnels de l’industrie, de diverses disciplines, qui mettent bénévolement leur temps et leur talent au service de la création et de la mise en œuvre de divers projets profitables pour l’ensemble de l’industrie du magazine.

Tous les comités, groupes consultatifs, ainsi que les membres sont assujettis à une évaluation et à une approbation périodiques du conseil d’administration. Le président du conseil, le directeur général et leurs représentants désignés sont membres de tous les comités et groupes consultatifs. Les comités et groupes consultatifs mènent leurs activités dans le respect de la présente politique de gouvernance et des lignes directrices opérationnelles de l’association.

Le mandat, les paramètres et les critères d’adhésion de chaque comité (terme qui désigne tout groupe approuvé par le conseil) créent le cadre à l’intérieur duquel il réalisera ses responsabilités. Tous les comités, à l’exception du comité exécutif, ont un rôle consultatif et relèvent du conseil d’administration. La procédure à laquelle ils adhèrent est la suivante :

  • Chaque comité sera présidé par un membre du conseil d’administration qui travaillera en collaboration avec le personnel désigné de Magazines Canada, préparera les ordres du jour, consignera les recommandations soulevées lors des réunions et assurera l’efficacité et la clarté des communications entre le comité et le conseil d’administration.
  • La nomination des membres des comités et leur affectation à d’autres comités sont assujetties à une étude et à une approbation annuelles du conseil.
  • Les membres des comités sont des bénévoles. Le personnel ou les experts-conseils rémunérés, y compris le directeur général, peuvent assister aux réunions sur invitation ou dans le but d’appuyer les membres du comité.
  • Le conseil fera en sorte que les membres des comités représentent bien le profil des publications membres de Magazines Canada, tant en ce qui a trait au tirage du magazine qu’à son emplacement géographique, ou qu’ils détiennent la compétence propre à son mandat. Les fournisseurs de l’industrie peuvent également faire partie des comités où un savoir-faire particulier constitue une valeur ajoutée pour l’établissement de projets liés aux politiques.
  • Le conseil et le directeur général pourront demander aux comités de temps à autre d’assister le directeur général dans le cadre d’une procédure opérationnelle. Aucun comité n’est autorisé à intervenir sans le consentement préalable du conseil d’administration.
  • À l’exclusion du comité de direction et du comité des adhésions, la composition des comités n’est pas limitée aux membres du conseil d’administration.
  • Comme tous les comités ont une fonction de consultation, le président du comité devra favoriser le consensus dans la formulation de recommandations qui reflèteront la mission et les principes directeurs de l’organisme et qui seront soumises à l’étude du conseil d’administration.
  • Les réunions des comités seront convoquées par le président du comité ou le président du conseil d’administration par le biais d’avis acheminés par les bureaux de l’organisme et au moment fixé par eux.
  • À défaut d’assister à trois réunions d’affilée, l’organisme pourra supposer, sous réserve d’une communication, que le membre en question a démissionné de son comité.

Il y a deux comités de diligence raisonnable :

Comité exécutif

Le Comité exécutif est composé des membres du conseil de l’association (président, vice-président, trésorier, secrétaire, ex-président, chef de la direction) et peut, au besoin, agir au nom du conseil d’administration, sous réserve de la ratification du conseil à ses réunions prévues, dans tous les dossiers qui peuvent comprendre, sans s’y limiter : des recommandations au président et au chef de la direction, liées à leurs tâches respectives; de l’aide au président quant à l’évaluation du chef de la direction; de l’aide au président pour évaluer, sur une base annuelle, le rendement du conseil et la contribution de chacun des administrateurs dans le contexte des règlements et politiques de la société; la surveillance et/ou l’évaluation des responsabilités fiduciaires du conseil et de ses autres responsabilités, y compris, sans toutefois s’y limiter, la planification financière et le rendement financier, l’efficacité du conseil et la formulation de recommandations sur ces questions; la supervision du processus de nomination, tel que prescrit par les règlements de la société, la recommandation d’administrateurs suppléants à court terme et de candidats à la présidence des comités et sous-comités ainsi que de membres; la surveillance de toute revue des règlements et/ou de la politique de gouvernance et, lorsque des changements sont jugés nécessaires, s’assurer que les recommandations examinées par le conseil et/ou les membres sont pertinentes.

Comité des adhésions

Le Comité des adhésions s’occupe des questions et de la présentation au conseil de recommandations liées au processus d’adhésion des membres, y compris les nouvelles demandes d’adhésion, l’état des membres en probation et l’état suivi des membres conformément aux règlements et directives de la société qui ont été approuvés par le conseil d’administration.

Ce comité fournira de la supervision et de l’orientation aux groupes consultatifs sur divers sujets, dont : problèmes liés au processus de demande d’adhésion, définition des catégories d’adhésion, code en matière d’engagement des lecteurs et des annonceurs.

Les autres comités et groupes consultatifs comprennent, sans s’y limiter :

Comité d’information commerciale

Le comité d’information commerciale focalisera sur tous les aspects qui ont une incidence sur l’établissement de ressources d’information portant sur l’ensemble des activités de l’industrie afin d’aider les magazines canadiens à mieux comprendre son champ d’action, ses réussites et sa place dans l’environnement macroéconomique, par la création d’un « centre de recherche » solide et durable.

Ce comité fournira de l’orientation et de la supervision aux groupes consultatifs, sur divers sujets, dont : revue des besoins de l’industrie en matière de données et exploration de ses besoins particuliers en matière de recherche; amélioration des outils d’échange de données et d’information, afin d’établir la capacité de l’industrie en cette matière; mise à contribution des connaissances acquises pour offrir aux autres comités et groupes consultatifs des outils qui les aideront à établir des stratégies de promotion et de défense de l’industrie, de diffusion, de formation, de sensibilisation et de communication, et à les communiquer; établissement de liens avec d’autres organismes de recherche, avec les associations régionales et avec les gouvernements dans une optique de partenariat pour maximiser la disponibilité d’une information commerciale pertinente et percutante.

Comité des relations gouvernementales

Le comité des relations gouvernementales agira comme ressource-conseil pour les projets qui aideront le gouvernement fédéral et, en partenariat avec les associations régionales, les gouvernements provinciaux à établir et maintenir des projets de politiques gouvernementales qui reconnaissent et appuient la valeur économique et culturelle de l’industrie des magazines canadiens.

Ce comité sera documenté par les autres comités et groupes consultatifs et fournira ainsi une supervision et une orientation aux groupes consultatifs, sur diverses questions dont : une instance-conseil en matière de stratégie relative à l’économie numérique, qui focalisera sur les positions gouvernementales relatives au potentiel de l’industrie des magazines, à titre de contributrice importante à l’économie numérique; une instance-conseil nationale en matière de recyclage, qui, en partenariat avec les associations régionales, explorera des hypothèses de stratégies pancanadiennes qui aideront les gouvernements et l’industrie à établir des objectifs réalisables; une instance-conseil Magazines Ontario qui focalisera sur les enjeux en matière de politiques gouvernementales ayant une incidence sur les magazines de l’Ontario et, en collaboration avec les associations régionales partenaires, prendra en main les enjeux ayant une incidence sur diverses administrations.

Comité des services publicitaires

Le comité des services publicitaires agira à titre conseil en matière de stratégies et de priorités destinées à promouvoir le pouvoir des magazines auprès de la communauté publicitaire.

Ce comité fournira supervision et orientation aux groupes consultatifs, dont : un groupe consultatif en marketing, qui agira à titre conseil en matière d’établissement de projets destinés à rassembler la communauté des magazines et celle des agences/annonceurs, et qui suscitera une meilleure compréhension des avantages liés au média des magazines; un groupe consultatif en matière de fabrication est de normes techniques, qui agira à titre conseil sur les enjeux liés à la fabrication et aux technologies, aux spécifications, aux normes de l’industrie et à l’environnement (durabilité et recyclage).

Comité des services de diffusion

Le comité des services de diffusion focalisera sur les enjeux commerciaux et les projets de marketing qui sont susceptibles d’aider les magazines canadiens à réagir aux occasions qui s’offrent à eux pour rejoindre les lecteurs, là où ils choisissent de manifester leur engagement, et de la façon qu’ils souhaitent le faire.

Ce comité fournira supervision et orientation aux groupes consultatifs en matière de services, sur divers aspects dont : collaboration avec les fournisseurs de systèmes de diffusion en formats imprimé et numérique afin d’offrir des services rentables (plus particulièrement, le groupe consultatif de Postes-Canada); coordination de programmes de marketing collaboratif de la diffusion (publipostages et en kiosque) qui améliorent les plates-formes imprimée et numérique et répondent aux besoins des membres; supervision des ventes de magazines imprimés et du Kiosque numérique, ainsi que des systèmes de marketing.

Groupes consultatifs spéciaux (permanents)

Groupe-conseil des magazines culturels

Le groupe-conseil des magazines culturels examinera les questions reliées aux intérêts des magazines indépendants (société mère propriétaire de moins de trois titres) qui appuient et enrichissent la culture canadienne et le dialogue. Le Comité des magazines culturels échange et recommande des idées qui tirent parti des occasions qui s’offrent, et qui sont utiles à ces magazines, dans une perspective de promotion de la culture et de l’édition au Canada.

L’association définit les magazines culturels comme des publications centrées sur les questions culturelles, qu’elles soient artistiques, historiques, sociales ou ethniques, ou qui se vouent à la compréhension des identités canadiennes.

Groupe-conseil des médias d’affaires

Le groupe-conseil des médias d’affaires examiner les questions liées aux intérêts et aux projets particuliers portant sur le soutien aux aspirations des éditeurs canadiens de magazines d’affaires et professionnels. Ce groupe-conseil examine les projets spéciaux et émet des recommandations en matière de colloques d’affaires, de formation continue, de relations gouvernementales, de données sur l’information commerciale, de besoins en matière de ressources humaines et de projets de marketing des médias d’affaires.