Par Mindy Abramowitz, CPA, CGA

Parmi les nombreuses tâches que le personnel (ou les bénévoles) des magazines de taille petite ou moyenne doit accomplir, la gestion financière est une des moins prestigieuses, mais demeure indispensable pour le succès de l’entreprise. Les lacunes de supervision et de gestion peuvent entraîner des pénuries de fonds et une panique inutile lorsqu’arrive la période de l’impôt ou lorsque les demandes de subventions doivent être déposées. Heureusement, il existe une diversité d’applications logicielles abordables pour faciliter certains des aspects répétitifs et fastidieux de la tenue de livres et de la gestion financière. Plusieurs des applications de tenue de livres offertes sur le marché proposent une option de téléchargement des transactions bancaires et de cartes de crédit, et s’intègrent à des applications de tiers que vous pouvez utiliser pour faire le suivi des ventes, du temps des employés et de vos dépenses. Ces fonctionnalités standard automatisent la saisie d’un grand nombre de données requises pour tenir votre comptabilité. En consacrant moins de temps à la saisie des données, vous aurez plus de temps pour prendre des décisions éclairées et faire des projets pour votre organisme. Voici quelques autres aspects à retenir pour faciliter la mise en œuvre d’approches efficaces en planification et gestion financières.

Intégrer les fonctions de tenue de livre et de planification budgétaire

Un outil de planification budgétaire fait généralement partie de la plupart des applications de tenue de livres offertes sur le marché, et la plupart de ces outils vous permettent de faire une planification mensuelle, trimestrielle ou annuelle, selon la fréquence qui convient le mieux à votre organisme. L’avantage évident de l’établissement de votre budget directement dans votre logiciel de tenue de livres est le fait que cela élimine la plus grande partie de l’effort manuel requis pour préparer des rapports budgétaires. Dans la mesure où vos livres comptables sont à jour, la production d’un rapport pourrait être aussi simple que sélectionner un budget pour un rapport dans les choix de menus de l’application. De là, vous pouvez personnaliser le rapport pour établir des périodes appropriées, des bases de comparaison et d’autres critères utiles. Ou encore, vous pouvez exporter le rapport en format Excel ou d’autres formats de feuilles de calcul, afin de mener des analyses plus complexes.

Créez des budgets ponctuels

Selon la taille de votre organisme et la nature de ses activités, vous pourriez juger utile de créer des budgets en ayant divers étalons repères et mesures en tête. À titre d’exemple, pour un magazine imprimé, un budget de production qui détermine les revenus et dépenses prévus pour le magazine, numéro par numéro, peut s’avérer très éclairant. Une publication en ligne peut tirer profit d’un budget relatif à l’acquisition et à la publication de contenu, à part de ses autres activités génératrices de revenus.

Ces budgets ponctuels devraient être liés au budget annuel de l’organisme. Voyez-les comme des budgets imbriqués. Les chiffres énoncés dans le budget de rédaction devraient concorder avec la section correspondante du document de planification financière globale du magazine dans son ensemble.

Les noms de ce type de planification budgétaire diffèrent d’une application de tenue de livres à l’autre, mais assurez-vous que votre logiciel offre la possibilité de subdiviser votre budget par catégorie, client, projet ou fonds. Je vous invite à garder à l’esprit que cette fonctionnalité de planification budgétaire est habituellement réservée aux applications payantes et peut requérir une mise à niveau vers un forfait plus complet ou une édition plus étoffée du logiciel. Toutefois, vous découvrirez probablement que la valeur du temps gagné et les fonctionnalités améliorées vaudront amplement le coût supplémentaire du logiciel.

Définir clairement les responsabilités

Qui crée les budgets dans votre organisme? Qui prend les décisions financières? Qui enregistre les transactions financières? Qui examine les rapports et surveille le rendement financier? Ces rôles chevauchent probablement dans les organismes qui comptent peu de personnel et de bénévoles, mais il demeure important de connaître ces tâches et de savoir qui en a la responsabilité.

Le budget devrait refléter le plan stratégique du magazine pour un exercice financier. Pour qu’il joue bien son rôle, il est crucial que vous établissiez et communiquiez un plan pour son exécution. Les gens devraient être informés du budget ou de la partie du budget qu’ils contrôlent, ainsi que de l’autorité qu’ils ont pour s’acquitter de leurs tâches en respectant le cadre budgétaire. Pour que le budget puisse servir de feuille de route, les gens doivent le respecter et déterminer s’il fait bien son travail.

Supervision

Une des principales complaintes à propos du processus de planification financière et budgétaire est le fait que les budgets deviennent trop rapidement désuets pour être utiles. Les circonstances diffèrent de ce qui avait été prévu et le budget perd sa pertinence. Toutefois, il peut être utile de voir le budget en termes plus souples. Les plans changent, et il en va de même des budgets.

Une fois que vous avez établi vos systèmes de planification budgétaire et de production de rapports, utilisez l’information que vous avez alors à votre disposition. Comparez le budget aux rapports réels régulièrement afin de savoir ce qui se passe dans les finances de votre organisme, à temps pour traiter les aspects qui n’atteignent pas les cibles qui leur avaient été attribuées. Une fois que vous avez cerné les problèmes et les réussites, réfléchissez à des façons de corriger le tir. Est-ce que des mises à jour du budget devraient être faites afin de mieux refléter les réalités évolutives de votre entreprise et du milieu de l’édition? Devriez-vous retarder, accélérer ou encore réviser autrement vos plans afin d’éviter d’être à court de liquidités à des moments critiques, ou pour tirer parti de tendances prometteuses? Le magazine s’oriente-t-il vers le but poursuivi et, dans la négative, pourquoi? Que devrait-il se passer pour aligner la réalité actuelle sur les résultats souhaités?

Le budget et les pratiques de gestion, pour être efficaces, devraient être malléables et polyvalents. Ils devraient faciliter l’orientation et la simplification des activités financières de votre organisme en fournissant des façons d’évaluer si elles atteignent leurs objectifs, et en révélant les forces et les faiblesses du plan d’action en cours. Pour plusieurs organismes, il s’agit de passer d’un accent mis sur la collecte de données à un accent mis sur la stratégie et l’analyse. Du point de vue opérationnel, il peut également être sensé de ventiler les plans ou les budgets en composantes plus faciles à gérer. Explorez les outils qui vous permettront de consacrer moins de temps et d’attention à l’aspect mécanique du suivi et des rapports d’information financière. Automatisez la saisie des données lorsque vous le pouvez, afin d’augmenter la disponibilité et l’exactitude de vos données. Définissez clairement les rôles et protocoles à mettre en œuvre pour évaluer le plan de manière continue. Revoyez et recalibrez les objectifs de l’organisme à la volée, plutôt que de les examiner d’un point de vue historique.

Les fiches Hotsheets : Lectures utiles pour les magazines culturels et indépendants. Chaque « hotsheet » diffuse de l’information actuelle sur un sujet donné et est rédigé par un expert du domaine. Les fiches Hotsheets ont été préparés par Magazines Canada.